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数字化管理系统能够以高效、便捷的方式进行组织、存储和处理企业数据，并在需要时为员工提供分享和获取这些数据的途径。那么，数字化管理系统背后的工作原理是什么呢？
数据收集阶段
在数字化管理系统之前，企业员工通常会采用不同的方式去记录数据及保存公司文件。其中可能包括打印成文本、保存至云端或使用其他不同的电子媒体进行保存。这时数字化管理系统开始发挥作用。电子文档及其他数据被收集，并在一个结构化数据库里进行记录和保存。这样一来，系统可通过检索功能快速找到想要的数据、文档或一组操作记录，同时还能帮助减少误差以及控制所有公司数据的复杂度。
自动化工作阶段
随着越来越多的数据被收集，数字化管理系统可在特定的操作上进行优化，以实现整个数据流程的自动化。例如，当企业采用“盘点系统”来跟踪库存时，数字化管理系统就会监测每个库存标签以及位置的变化，并在库存少于特定数量时开始发出报警信息。这时，系统会向相关工作人员发送提醒信息，以告诉其是否需要进行补货操作。除了库存监测外，数字化管理系统还能监测员工离岗时的动态记录，并能根据关联工作任务、排班机制和员工表现等多因素为企业做出决策。
企业自定义配置阶段
一个完善的数字化管理系统将提供自定义配置环节，让每个企业管控自身的数据运营。这就意味着，企业可以根据自己运营策略来配置不同的管理模式、流程以及文档类型。例如，在法律行业中，律师的文件工作有其独特性和严谨性要求，所以数字化管理系统应该具备灰度级别、多重分类以及专业审批等功能。此外，数字化管理系统还能针对不同需求进行安全配置，包括网络安全和硬件安全方面，以保证整个系统的可靠性。
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